GDPR

INTERNÍ SMĚRNICE K NAPLNĚNÍ POŽADAVKŮ GDPR


1. ÚVOD

Tato interní směrnice advokátní kanceláře AKD Advokátní kancelář Dokoupil, JUDr. Ondřej Dokoupil, advokát ev. č. ČAK 12818, IČ: 72014717, se sídlem Dlouhá 138, 261 01 Příbram implementuje požadavky předpisů EU na ochranu osobních údajů, zejména GDPR a dalších souvisejících závazných přímo aplikovatelných právních předpisů EU.


2. SPRÁVCE ÚDAJŮ

Jméno správce: JUDr. Ondřej Dokoupil, tel. 605 287 423, e-mail: dokoupil@akdokoupil.cz

Pozn.: Společný správce, zástupce správce a pověřenec pro ochranu osobních údajů ve smyslu GDPR nebyly ustanoveni. Veškerou agendu spadající pod GDPR a související předpisy vyřizuje JUDr. Ondřej Dokoupil.


3. IDENTIFIKACE PŘÍSLUŠNÝCH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ÚČELU ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

A) KLIENTI – Správa osobních údajů klientů v souvislosti s výkonem advokacie, zejména za účelem vypracování smluv, úředních podání a jiných listin (např. právních posudků), plnění zákonných požadavků na výkon advokacie, ověřování podpisů.

B) OBCHODNÍ PARTNEŘI – Správa osobních údajů obchodních partnerů za účelem realizace obchodních vztahů. Týká se např. jiných advokátních kanceláří, realitních kanceláří, překladatelských společností a dalších.

 

4. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE JSOU ZPRACOVÁVÁNY

A) KLIENTI – jméno, příjemní, datum narození, rodné číslo, místo trvalého a přechodného pobytu, adresa pro doručování, rodinný stav, bankovní účet, emailový a telefonický kontakt, údaje související s právem nemovitostí (např. jaké nemovitosti klient vlastní, jaký je jejich právní a faktický stav atd.).

B) OBCHODNÍ PARTNEŘI – jméno a příjmení nebo název, sídlo, IČ, místo výkonu činnosti, předmět výkonu činnosti, bankovní účet, emailový a telefonický kontakt.

 

5. Z JAKÝCH ZDROJŮ JSOU OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁNY

A) KLIENTI – sdělení klienta, občanský průkaz, pas, jiný průkaz totožnosti, veřejně přístupné informace (např. internet), veřejné rejstříky.

B) OBCHODNÍ PARTNEŘI – sdělení obchodního partnera, veřejně přístupné informace (např. internet), veřejné rejstříky.

 

6. KATEGORIE PŘÍJEMCŮ, KTERÝM BYLY NEBO BUDOU OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPNĚNY, VČETNĚ PŘÍJEMCŮ VE TŘETÍCH ZEMÍCH NEBO MEZINÁRODNÍCH ORGANIZACÍCH

AKD Advokátní kancelář Dokoupil zpřístupňuje osobní údaje klientů jiným klientům, obchodním partnerům a správním úřadům vždy po předchozím informování klienta, že ke zpřístupnění dojde. Zpřístupnění se realizuje pouze v souvislosti s poskytováním právních služeb.

AKD Advokátní kancelář Dokoupil nezpřístupňuje žádné osobní údaje klientů mezinárodním organizacím. Ke zpřístupnění údajů subjektům cizích zemí viz kapitola 17 této směrnice.


7. V JAKÉM TERMÍNU A JAK SE OSOBNÍ ÚDAJE LIKVIDUJÍ?

Osobní údaje se likvidují po uplynutí doby 5 let archivace. Likvidace osobních údajů na fyzických nosičích (papír, jiný fyzický nosič) probíhá skartací nebo jiným zničením fyzického nosiče. Likvidace osobních údajů v digitální podobě probíhá výmazem digitálních dat.

 

8. JAKÝM ZPŮSOBEM SE OSOBNÍ ÚDAJE AKTUALIZUJÍ?

Aktualizace údajů probíhá – na základě aktualizace ze strany subjektu údajů, aktualizací údajů na základě sdělení třetí osoby, aktualizací z veřejného zdroje informací (např. internet) a aktualizací na základě informací získaných z veřejného rejstříku.

 

9. V RÁMCI KTERÝCH LISTINNÝCH A ELEKTRONICKÝCH EVIDENCÍ SE ZPRACOVÁNÍ PROVÁDÍ?

AKD Advokátní kancelář Dokoupil vede jednak spisy v listinné podobě a jednak v elektronické podobě. Spisy v listinné podobě jsou vedeny v papírových deskách s předtiskem „SPIS ADVOKÁTA“ a pro každého klienta je veden samostatný spis. V případě většího rozsahu agendy daného klienta je vedeno několik spisů, ve kterých jsou dle předmětu rozděleny jednotlivé věci klienta. Listinné spisy jsou uchovávány tak, aby k nim neměly přístup třetí osoby.

Spisy v elektronické podobě jsou vedeny jako soubory a složky v rámci operačního systému počítače. Počítač je zabezpečen tak, aby k němu neměly přístup třetí osoby.


10. JAK JE PROSTŘEDÍ KANCELÁŘE ZABEZPEČENO A BEZPEČNOSTNĚ TESTOVÁNO?

Listinné spisy jsou stále v přítomnosti JUDr. Ondřeje Dokoupila, a pokud není v kanceláři přítomen, jsou uzamčeny bez možnosti přístupu dalších osob. Spisy v elektronické podobě jsou uzamčeny v počítači unikátním heslem a systém a antivirový program jsou pravidelně aktualizovány.


11. JAK JE ZAJIŠTĚNA BEZPEČNOST DAT S EXTERNÍMI SUBJEKTY?

S překladatelskými společnostmi, jinými advokátními kancelářemi a dalšími obchodními partnery jsou uzavřeny obchodní smlouvy upravující obchodní tajemství a ochranu osobních údajů.


12. JAK JE ZAJIŠTĚNA BEZPEČNOST ŠIFROVÁNÍ DAT PŘI KLIENTSKÉ KOMUNIKACI?

Komunikace ze strany advokátní kanceláře probíhá vždy prostřednictvím emailů z vlastní domény (tj. nikoli ze služeb jako seznam, gmail apod.), která je nadstandardně zabezpečena.


13. JE ZAJIŠTĚNA NEVRATNÁ LIKVIDACE DAT V RÁMCI DATABÁZOVÉHO SYSTÉMU?

Ano.


14. JE K DISPOZICI PROCEDURA K URČENÍ PRÁV SUBJEKTŮ ÚDAJŮ A JEJICH VÝKON S OHLEDEM NA JEJICH DATA, KTERÁ JSOU ZPRACOVÁVÁNA V RÁMCI ZPRACOVÁNÍ?

Ano. Podněty je možné zasílat na emailové adresy info@akdokoupil nebo dokoupil@akdokoupil a na každý podnět je reagováno nejpozději do 30 kalendářních dnů.

 

15. JAKÝM ZPŮSOBEM SE POSKYTUJÍ OPRÁVNĚNÝM ÚDAJŮM SUBJEKTŮ PŘEDEPSANÉ INFORMACE

Informace jsou poskytovány na webu www.akdokoupil.cz, ve smlouvách uzavřených s klienty a obchodními partnery a na základě podnětu (dotazu) zaslaného na emailové adresy info@akdokoupil nebo dokoupil@akdokoupil.


16. ZABRAŇUJÍ NASAZENÉ TECHNICKÉ PROSTŘEDKY A UPLATŇOVANÁ ORGANIZAČNÍ OPATŘENÍ NAHODILÉMU ANEBO NEOPRÁVNĚNÉMU PŘÍSTUPU K OSOBNÍM ÚDAJŮM, JEJICH ZMĚNĚ, ZCIZENÍ, ZNIČENÍ NEBO ZTRÁTĚ?

Ano. Listinné spisy jsou uchovávány tak, aby k nim neměly přístup třetí osoby – v prostorách, které jsou v nepřítomnosti JUDr. Ondřeje Dokoupila vždy uzamčeny. Spisy v elektronické podobě jsou vedeny jako soubory a složky v rámci operačního systému počítače. Počítač je zabezpečen tak, aby k němu neměly přístup třetí osoby. Používá se pravidelných aktualizací operačního a antivirového systému.


17. JSOU ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE PŘENÁŠENY DO ZAHRANIČÍ NEBO JSOU PŘÍSTUPNÉ ZE ZAHRANIČÍ?

Ano, výjimečně a obvykle v rámci partnerství se zahraniční advokátní kanceláří. AKD Advokátní kancelář Dokoupil používá vzorové smluvní doložky Evropské komise.


18. JSOU PRACOVNÍCI, MAJÍCÍ PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM V RÁMCI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ, PROŠKOLENI?

AKD Advokátní kancelář Dokoupil nemá zaměstnance (pracovníky), kteří mají přístup k osobním údajům.


V Praze dne 22. 5. 2018


JUDr. Ondřej Dokoupil